Giusto Faravelli
Ottimizzare e semplificare i flussi della Logistica grazie ai Forms della suite Atlassian
Contesto
La Giusto Faravelli, storica società italiana attiva nella distribuzione di ingredienti e materie prime chimiche per ogni settore industriale (alimentare, nutraceutica, farmaceutica, cosmetica, nutrizione animale e chimica industriale), aveva l’esigenza di trovare uno strumento in grado di gestire un flusso considerevole di richieste di quotazione trasporti, ritiro merci, la distribuzione delle stesse nelle diverse aree di competenza e, infine, di tenere traccia di tutte le richieste per evitare eventuali duplicazioni.
Sfida
Superare le criticità emerse dall’utilizzo continuativo dell’email come unico strumento di comunicazione con il team della Logistica; mappare e valorizzare le tante particolarità che ogni richiesta di quotazione e ritiro possono avere.
Era necessario quindi realizzare un sistema armonico ed efficiente per la gestione della consistente mole di richieste verso i dipartimenti e di monitoring delle performance relative ai tempi di presa in carico e gestione delle richieste.
Design Process
La corretta catalogazione delle richieste è parte integrante del processo di efficientamento, soprattutto per il settore logistica.
Quindi, abbiamo subito ascoltato le esigenze del cliente, che ci ha permesso di individuare e capire nel dettaglio il requisito principale. Successivamente, supportati anche dalla documentazione tecnica, abbiamo analizzato e ripercorso nel dettaglio tutto il processo propedeutico alla richiesta di Quotazione o Ritiro Merce.
Se l’obiettivo principale è sempre stato quello di non utilizzare più l’email, va da sé che il nuovo tool doveva essere in grado di gestire in modo dinamico un considerevole flusso di informazioni. Per questo motivo abbiamo deciso di sfruttare una delle funzionalità native della Suite Atlassian, i Forms: uno strumento di assoluta novità che, a seguito di una configurazione ottimale, è in grado di mappare un flusso notevole di informazioni con molteplici benefici. (vedi articolo)
Anche la gestione dell’imprevisto non passa in secondo piano: abbiamo optato per “Email This Issue”, un plug-in specifico per l’invio delle issue via e-mail direttamente da Jira. Consente di:
- Inviare email con un click anche ad indirizzi esterni;
- Creare template personalizzati, per ottimizzare i tempi;
- Usare risposte predefinite, anche per garantire la corretta gestione della singola problematica.
Siamo andati poi oltre la configurazione, in modo da poter monitorare l’andamento e la performance del servizio offerto grazie alla reportistica avanzata con EazyBi. Dopo aver configurato dei filtri ad hoc, abbiamo impostato una dashboard per monitorare il flusso di richieste, l'aumento dell’efficienza del sistema e anche l’oscillazione dei prezzi.
Risultato
L’utilizzo di un sistema di ticketing strutturato consente di gestire in modo organizzato e funzionale le varie richieste di Quotazione e Ritiro Merce, garantendo un processo fluido e “lean” con conseguente riduzione del margine di errore.
I tempi di presa in carico e risoluzione sono stati ottimizzati grazie alle logiche di valutazione dell’urgenza e ad una categorizzazione strutturata in modo più funzionale già in fase di censimento della richiesta.
Infine, tutte le informazioni compilate all’interno dei Forms andranno a confluire in un unico documento in formato pdf. Un passaggio fondamentale per le successive interlocuzioni in fase di quotazione o ritiro merce, che consente alle risorse di concentrarsi su altre fasi del processo.
La dashboard, consente non solo di avere una fotografia puntuale dello status del lavoro, ma anche di tracciare il miglioramento dell’efficienza del sistema e di intervenire prontamente in caso di blocchi, garantendo un migliore servizio per il cliente finale.
Tecnologie
Suite Atlassian.
Funzionalità native, utilizzo dei Forms e ampia customizzazione che si avvale dell’uso di plugin aggiuntivi e script.
"Piacevolmente colpito dalla velocità di implementazione che ha permesso di trasformare i nostri feedback in risultati."
Alberto Moscardi - Direttore della Logistica Faravelli