Ottimizza la gestione degli spazi su Confluence

Bastano solo un paio di click per organizzare al meglio i propri spazi Confluence: dalla definizione degli obiettivi, ai requisiti del prodotto fino ai piani di marketing.
I modelli su Confluence si adattano perfettamente al tuo progetto. 

Scopriamo insieme i Template!

Da anni fra le preferite della suite Atlassian, Confluence è l’app dedicata alla gestione semplice, intuitiva e organizzata della documentazione.

La semplicità di utilizzo dello spazio di lavoro, forniscono ad ogni team un punto di incontro tra conoscenza e collaborazione; ma cosa si intende per gestione “organizzata” e come possiamo ottenerla in breve tempo?

Confluence, per venire incontro alle esigenze di efficienza del business, fornisce un set di Template in grado di soddisfare le esigenze degli utilizzatori.

I Template possono essere i tuoi migliori alleati 

Nella gestione di un progetto capita di frequente di dover prendere appunti, analizzare lo stato di avanzamento dei lavori o, semplicemente, di condividere con il cliente una release note.

Immaginiamo di dover creare un documento da zero, avendo cura di riportare tutte le informazioni nel modo corretto e avere l’esigenza che alcuni dettagli siano più in risalto rispetto ad altri. La creazione di un repository di progetto è uno step fondamentale, ed è necessario che il documento sia in grado di rispecchiare in toto le nostre esigenze e, quindi, di fornire un’esperienza di navigazione semplice e immediata.

Immaginiamo ora di dover fare il medesimo lavoro per tutti i progetti, non è efficiente: la creazione e l’utilizzo di un Template supporta sia le necessità di rendicontazione, sia quelle di efficientamento dei tempi.

Quando si aggiungerà una nuova pagina, non si dovrà più ricominciare da capo: sarà sufficiente selezionare il template adeguato tra quelli a disposizione. 

Quali sono i Template a disposizione?

Confluence mette a disposizione Template di Best Practice integrati, pensati per adattarsi ad ogni progetto e dipartimento aziendale.

Potete trovare template: 

• Di Gestione dei progetti
• Di Pianificazione Strategica
• Per responsabili di prodotto 
• Per la gestione delle risorse
• Per pianificare le strategie di Marketing
• Per creare progetti scalabili e di successo
• Per la definizione degli obiettivi ( modello OKR )

Ma non finisce qui, se tra quelli messi a disposizione non doveste trovare quello che si adatta meglio alle vostre esigenze, si possono pur sempre creare e personalizzare partendo da un foglio bianco.

Come creare i template personalizzati

Le possibilità di personalizzare e di creare un template non conosce limiti. Esistono due macro categorie di Templates:

1. Space Template: questo tipo di template è disponibile solo in uno spazio specifico e può essere creato dall’Amministratore di spazio.
2. Global Template: questo tipo di template viene creato a livello globale, quindi, è disponibile in ogni spazio e, a differenza dello Space Template, può essere creato solo dall’Amministratore di Confluence. 

Il Template può essere personalizzato e arricchito da variabili speciali o semplicemente da campi con specifiche indicazioni circa la corretta compilazione.

L’utilizzo dei template facilita, inoltre, il teamwork: quando si amministra uno spazio condiviso con più colleghi, si può decidere di promuovere modelli nella finestra di dialogo “Crea”. 

Questa funzione può aiutare a garantire la coerenza in uno spazio incoraggiando i partecipanti a creare particolari tipi di contenuti.

I modelli promossi saranno visualizzati in alto, con tutti gli altri tipi di contenuto.

Pillola sul corretto utilizzo dei Template 

“I Template si possono utilizzare solo quando si crea una pagina all’interno dello spazio. Non è possibile aggiungere un Template a una pagina già esistente”.

In conclusione, grazie all’utilizzo dei Template, alla loro configurazione e le tante opzioni di personalizzazione messe a disposizione per soddisfare molteplici esigenze, si può migliorare l’esperienza dell’utilizzo di Confluence e di riflesso, ottimizzare ed efficientare ancora di più l’organizzazione del lavoro del team.