Come pianificare e organizzare le risorse grazie al plug-in Tempo di Jira

Vediamo insieme come un prodotto così semplice, intuitivo e perfettamente integrato con la Suite Atlassian, può aiutare a ottimizzare i carichi di lavoro, e organizzare al meglio le attività del proprio team e non solo.

Perché scegliere Tempo Planner?

Indipendente dal ruolo ricoperto all’interno della propria organizzazione, è universalmente riconosciuto che una corretta gestione dei progetti e pianificazione delle risorse, rappresenti il veicolo principale verso una crescita sostenibile. Quindi, la possibilità di sfruttare le potenzialità di uno strumento come Tempo Planner assume particolare rilievo nell’ecosistema aziendale. Vediamo nel dettaglio come può impattare nelle tre tipiche funzioni aziendali:

• HR: si possono ottimizzare le risorse disponibili e trovare le risorse necessarie per i progetti attuali e futuri, anche da altri team;
• Governance: monitorando i flussi di lavoro nei vari team, si possono individuare nuove opportunità di business o determinare, se necessario, l’assunzione di più personale;
• Manager: si possono prendere decisioni più efficaci sulla base di dati completi in tempo reale anziché report statici. 

Già dalle prime battute è evidente come la pianificazione delle risorse rappresenti il focus attorno al quale Tempo Planner sviluppa tutto il suo potenziale. Tuttavia, quanto detto finora perderebbe di significato se non fosse affiancato da una rappresentazione grafica in grado di rendere l’esperienza lavorativa più fruibile. Con Tempo Planner in un “colpo d’occhio” si può monitorare ad esempio chi ha ore disponibili e chi è in overbooking per il periodo di tempo designato.

Quali sono i vantaggi del plugin Tempo di Jira:

1. Pianificare le singole risorse o il team su tre livelli differenti:

• Progetto
• Attività
• Task

Assegnare alle risorse le attività da eseguire, monitorando al contempo che i carichi allocati siano effettivamente equilibrati e soprattutto con scadenze realistiche.

2. Sfruttare la reportistica nativa per confrontare il tempo effettivo speso per concludere una singola attività con il tempo originariamente pianificato in Tempo Planner. 

Questo strumento, soprattutto in un team giovane, aiuta i manager a conoscere meglio le proprie risorse e individuare i punti di forza.  Una migliore conoscenza può essere d’aiuto nelle pianificazioni future.

3. Inoltre, con le diverse rappresentazioni di pianificazione, si può monitorare rapidamente lo stato attuale e futuro di più progetti contemporaneamente e delle risorse impiegate.

4. I report di Tempo consentono di raccogliere dati da registri di lavoro suddivisi per singolo utente, team, dipartimento o persino l'intera azienda. 

Applicando i filtri, si può scegliere di visualizzare i risultati esattamente nel modo desiderato e quindi salvare il report in modo che sia sufficiente un “click” per eseguirlo di nuovo ogni volta che si hai bisogno. 

È possibile utilizzare questi report salvati per gestire i dati o esportare i dati del rapporto per un uso successivo.

5. Infine, sfruttando la funzionalità degli “account” si possono organizzare i progetti e le iniziative aziendali al fine di ottenere dati temporali utili come ad esempio il tempo speso da più team in più progetti Jira.

6. L’aspetto interessante degli account Tempo, è che si possono usare per tenere traccia ed estrarre informazioni dai dati temporali per molti motivi diversi, ad esempio per:

• Tenere traccia delle ore fatturabili e delle ore non fatturabili spese per il lavoro per un cliente.
• Definire i centri di costo aziendali con le spese in conto capitale (Capex) e le spese operative (Opex).
• Tenere traccia delle ore Capex per i crediti d'imposta.
• Organizzare il tempo dedicato a diversi progetti o iniziative, come marketing, formazione o supporto.
• Monitorare giorni di malattia o ferie.