Come collaborare da remoto: l’esperienza di Aruba e Hinto

In Hinto lavoriamo da sempre da remoto e lo consideriamo uno dei pilastri fondamentali del nostro manifesto, al punto che la nostra organizzazione interna è strutturata attraverso processi e software che favoriscono questa modalità di lavoro in smart working. Cosa succede però quando non si tratta solamente di collaborare tra di noi, ma ci sono in gioco relazioni commerciali e lavorative con un cliente? Ne parlano in una breve intervista Andrea Mancini, Head of Design di Aruba S.p.A, e Alessandra Petromilli, Chief Experience Officer di Hinto, che collaborano ormai da più di un anno, portando avanti insieme progetti strategici a distanza.

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Il Contesto

 Aruba S.p.A è un'azienda italiana, nata nel 1994, che gestisce 2,7 milioni di domini, 8,6 milioni di account di posta elettronica, 7,1 milioni di account di posta elettronica certificata (PEC), 130.000 server fisici e virtuali e un totale di circa 5,4 milioni di clienti. Oggi  la prima società in Italia per IT, data center, cloud, web hosting, posta elettronica, posta certificata (PEC) e servizi di registrazione dei domini.

Costruire insieme un modello di collaborazione per il lavoro da remoto

Il presupposto fondamentale è la creazione di un modello di collaborazione cocreato, basato sulle necessità di progetto e sui valori condivisi dal team di lavoro. Per il team di Aruba S.p.A e Hinto sono risultati fondamentali: empatia, confronto, flessibilità, ordine e metodo.

Empatia da Remoto, confronto e flessibilità: i presupposti per una collaborazione da remoto efficace e produttiva

Quando si collabora da remoto, mancano i momenti di contatto “non strutturati”, l’incontrarsi per caso nei corridoi o alla scrivania. È necessario quindi un continuo confronto per organizzare il rapporto di lavoro secondo le necessità puntuali del momento. In questo confronto non può mancare capacità di ascolto per comprendere al meglio le situazioni. Come suggerisce, Andrea Mancini, potremmo quasi parlare di empatia da remoto! Il rapporto a distanza ha indubbiamente dei vantaggi, ma anche delle sfide. Quindi una certa flessibilità su strumenti e tempistiche è necessaria da entrambe le parti per smussare gli angoli. I servizi di videocall possono incepparsi, la rete ogni tanto fa i capricci e tanti altri problemi vanno messi in conto e gestiti senza ansia.

Ordine e metodo: come ottimizzare al meglio la collaborazione da remoto

È necessario sicuramente organizzare con maggiore ordine e metodo il lavoro: avere un luogo virtuale concordato insieme dove condividere attività e documentazione di progetto in modo semplice e strumenti aggiuntivi per supportare i momenti di brainstorming quali Mural o Miro. Disponibilità nel potersi sentire per sciogliere “i nodi”, qualora ci fossero dubbi “bloccanti”, e naturalmente fiducia reciproca.

I software a supporto della collaborazione da remoto

Jira per la creazione dei task e Confluence per la documentazione di progetto sono gli strumenti utilizzati della Suite Atlassian. Hinto è Golden Partner Atlassian, fornitore e primo utilizzatore delle soluzioni della Suite; con Aruba S.p.A e altri clienti vengono utilizzati questi tool per la gestione dei diversi progetti. Come sistema di chat, Webex fa da padrone. Questo tool è stato per Alessandra una novità, in quanto in Hinto si utilizza Slack e, naturalmente, Adobe XD e/o Invision e Sketch, a seconda del progetto e del gruppo di lavoro di riferimento. Google Analytics, Crazyegg e Usabilla sono gli strumenti per l’analisi del comportamento degli utenti e dei loro feedback.

I progetti di Aruba e Hinto: dalla fase di Discovery alla Prototipazione:

Aruba S.p.A e Hinto stanno collaborando su diversi progetti, sia lato Design sia Sviluppo. Per quanto riguarda la parte design, collaborano su alcune attività di ricerca: partendo dall’analisi dei dati di Analytics e Usabilla, si comprende infatti come gli utenti si muovano all’interno di certi prodotti, quali sono le cose che piacciono e quali quelle da migliorare. Per andare più a fondo si sono anche intrapresi cicli di interviste direttamente con alcuni clienti finali, utilizzando Google meet per conoscerli e capire meglio le loro esigenze. Da qui, si è partiti con la creazione del Customer Journey per “visualizzare” i percorsi attuali degli utenti e suggerirne eventualmente di nuovi, che si concretizzano poi nei wireframes e nelle interfacce realizzate con Sketch o Adobe XD. Queste poi possono essere ulteriormente verificate con gli utenti finali attraverso test di Usabilità. Tutto questo serve a coinvolgere gli utenti del sistema e farli sentire parte integrante del processo, siano essi colleghi di Aruba Sp.A o clienti finali. Quanto appena descritto è molto importante, così come anche i rilasci graduali delle “novità”. Vale questo discorso soprattutto per le interfacce consumer, in modo da evitare resistenza al cambiamento e spaesamento degli utenti. Per quanto riguarda il team di sviluppo, stiamo invece collaborando principalmente lato frontend con tecnologia Ext-JS e Angular.

Il buon design si basa sulla comprensione di più contesti

Lavorare per un cliente con un’anima tecnica come Aruba S.p.A, presuppone la capacità di comprendere il contesto tecnologico, ed essendo Hinto un’azienda con una forte anima tech, non si può che sentirsi “a casa”. Come suggerisce Andrea Mancini: “A volte non basta essere bravi designer, si deve imparare la materia oggetto di progettazione come utenti, come tecnici, come programmatori. Un compito non facile, ma indubbiamente molto sfidante.” Questo implica spesso studiare con impegno terminologie e servizi che non sono di uso comune.

Conclusione

Hinto crede che la prossimità fisica non sia un presupposto necessario per poter creare prodotti straordinari, lo sono invece l’empatia e la capacità di costruire con il cliente un modello di collaborazione condiviso, che consenta di raggiungere gli obiettivi che ci si è prefissati.

Mi piace la semplicità dell'approccio umano e l'onesto interesse a trarre reciproco vantaggio dalla nostra collaborazione. I designer di Hinto si sono dimostrati esperti e veloci anche quando gli argomenti trattati erano ostici o nuovi.