Atlassian in real life

Come organizzare una cena tra amici con l'aiuto di Atlassian

Da un po’ di tempo ormai mi occupo direttamente della gestione dei progetti Atlassian e ho raccolto da parte dei clienti tante richieste ed esigenze diverse, rendendomi conto di quante soluzioni sia possibile offrire.

Negli anni i software Atlassian si solo molto evoluti, arrivando a coprire le esigenze non solo di team di sviluppo, ma anche customer caring, della gestione dei processi di approvazione o comunicazioni interne tra uffici.

Quindi mi sono chiesta: fin dove è possibile arrivare con questi prodotti? Le board Scrum e Kanban, i workflow e gli screen, resisterebbero agli imprevisti della vita quotidiana?

Proviamo! Per cominciare con una situazione semplice, ho messo alla prova Jira Software per l’organizzazione di una cena tra amici a casa mia.

Ho meno di una settimana di tempo, sono l’unica sul progetto e la mia necessità è quella di visualizzare lo stato di avanzamento delle diverse attività: perciò scelgo l’opzione Kanban con il nome “Cena con amici”, con CENA come Key.

A questo punto penso al mio workflow e decido per qualcosa di semplice:

Ho proseguito poi con la definizione del mio backlog con i task principali:

• Definire il menù
• Fare la spesa
• Informarsi su eventuali intolleranze
• Riordinare
• Smacchiare la tovaglia

Tip: si possono creare issue in modo sequenziale spuntando la checkbox in basso

Una volta scritte, le metto in ordine di priorità in modo da avere in cima alla lista le cose da fare prima. Questo passaggio è molto importante perché quando sarò impegnata a fare tutto il resto, non avrò tempo di valutare le attività e voglio evitare di lasciare indietro un task che dovrebbe essere fatto subito.

Alla fine, la mia board risulta così:

Martedì

Porto In progress la richiesta d'informazione su eventuali intolleranze e la definizione del menù, quindi scrivo un messaggio agli invitati e subito il task relativo passa in Waiting. Fin qui tutto lineare. Passo alla definizione del menù, anche se sto ancora aspettando la risposta sulle intolleranze, e cerco di organizzarmi con preparazioni che posso gestire in tempi diversi, quindi le traccio come subtask.

• Antipasto 1 - Bruschette
• Antipasto 2 - Salumi e Formaggi
• Secondo - Pollo arrosto
• Contorno - Patate al forno
• Dolce - Panna cotta

Mercoledì

Ho ricevuto conferma che non ci sono intolleranze di cui tener conto, quindi creo un link tra i subtask delle portate e quello della spesa. Quest'ultimo può quindi ora passare in To Do insieme alla tovaglia da smacchiare: faccio attenzione a posizionarlo in alto in modo che vada avanti prima della spesa.

Giovedì

Sono appena tornata dal supermercato, quindi posso ritenere chiusa questa attività. Controllo la tovaglia che avevo messo in lavatrice prima di uscire: purtroppo non ho ottenuto il risultato sperato e dovrò portarla in lavanderia sad . Creo allora il task che passa subito in To Do vista l'urgenza. Inoltre ho ordinato il pollo in rosticceria, ma posso andare a ritirarlo solo dopo le 18:30; per evitare di dimenticarmene, aggiungo una descrizione al task. Domani potrò già occuparmi del dolce che ha bisogno di tempo per raffreddarsi.

Venerdì

Guardo la board e faccio un punto: mi sembra sia tutto sotto controllo, la tovaglia è in lavanderia quindi il task può passare in Waiting, mentre oggi posso dedicarmi a riordinare finché... noto di aver dimenticato le bevande! Le aggiungo ai subtask del menù e valuto se riaprire il task della spesa o crearne uno nuovo. Decido per creare una nuova issue in modo da avere traccia di tutte le attività fatte.

Tip: Ogni issue registra qualsiasi attività svolta in modo da avere sempre a disposizione lo storico

Sabato, giorno della cena

Porto tutti i task in To Do e mi prendo il tempo necessario per riguardare le cose da fare: a inizio giornata la board è a buon punto, mi mancano solo le lavorazioni che non potevo fare prima. A metà giornata passerò gli ultimi task in Progress e domani potrò tirare le fila di com'è andata!

Domenica

Alla fine del mio progetto, la board si presenta così:

- Purtroppo la tovaglia che avrei voluto utilizzare non era pronta ed il task è rimasto in Waiting, ma in generale mi ritengo soddisfatta dell'esito di questo piccolo test, il workflow era molto flessibile e l'inserimento di nuove issue non ha stravolto il resto delle attività.
Come ultima attività, voglio tenere traccia di questi task e archiviarli in modo da averli sempre a disposizione, quindi creo una Release che posso andare a riguardare ogni voltai in cui ho bisogno.
- Come primo esperimento posso ritenermi soddisfatta, la board Kanban si è rivelata una buona scelta per la gestione di una serie di attività non tutte prevedibili dall'inizio. Direi che questa era una prova facile da superare per JIRA Software, sicuramente uno strumento un po' sovradimensionato in questo caso, ma decisamente utile anche in queste piccole situazioni!