Atlas: la directory per il lavoro in team

Gli strumenti che consentono di rimanere sempre aggiornati sui progetti offrono la grande opportunità di comunicare e interagire in maniera più efficace, verificando lo stato di avanzamento delle attività e tenendo sempre sotto controllo la visione d’insieme. 

Atlas è il nuovo strumento della suite Atlassian che consente di fare tutto questo in modo molto semplice, offrendo una visione riepilogativa di alto livello delle attività, sia internamente a uno o più team di lavoro della propria azienda, sia con interlocutori esterni, come clienti e altri attori coinvolti nei progetti. 

Atlas allinea i team, fornisce il contesto e l'avanzamento del lavoro tramite un vocabolario comune. Chiunque, utilizzando lo strumento, può rispondere rapidamente alle seguenti domande: 

• What are we doing? 
• Why are we doing it? 
• Who’s working on it? 
• How’s it going? 

Le risposte a queste semplici domande, che consentono di comprendere lo stato di avanzamento di ogni progetto, potrebbero diventare davvero difficili, soprattutto in contesti di lavoro sempre più eterogenei. Non tutti i team condividono gli stessi strumenti per tracciare o verificare il proprio lavoro, mentre identificare strumenti, prassi e metodologie condivise può migliorare l’efficacia delle attività quotidiane e il raggiungimento dei risultati. 

Vediamo insieme come Atlas permette di ottimizzare il lavoro in pochi semplici e veloci passi.

Creazione di un progetto 

Caso d’uso 

Partiamo da un esempio. Stiamo lanciando la versione Android di un’app mobile e vogliamo avere un chiaro aggiornamento sui passaggi cruciali delle attività completate e di ciò che resta da fare, con particolare attenzione al raggiungimento del Go-live delle varie funzionalità. Creiamo dunque un progetto dedicato.

Quando creiamo un progetto, viene assegnato automaticamente a chi lo crea il ruolo di proprietario: questo ruolo è modificabile in qualsiasi momento dalla barra laterale destra.

Ogni progetto in Atlas può essere collegato a: 

1. Obiettivi a cui si sta contribuendo 
2. Progetti a cui è correlato, con diversi livelli di dipendenza: Jira Software, Jira Work Management, Trello, Monday.com, Asana, Google sheet 
3. File e documenti correlati (Confluence)
    

Sincronizzazione tra Atlas e Jira 

Ad oggi, uno dei limiti del prodotto è che esiste una mappatura 1:1 tra un progetto Atlas e una tipologia di issue di Jira Software che si può sincronizzare. 

Per ovviare al problema, possiamo aggiungere più collegamenti al progetto Atlas senza sincronizzarli, utilizzando il campo Links:

Quando colleghiamo un progetto Atlas a una issue di Jira Software, ci viene chiesto di confermare quali dettagli desideriamo sincronizzare inizialmente da Atlas o Jira: 

• titolo 
• date obiettivo 
• tag

Comunicazione concisa con un contesto sufficiente 

Gli aggiornamenti sui progetti sono ispirati ai social media: permettono di risparmiare tempo a tutti e assicurano un'interazione migliore rispetto alle riunioni sullo stato di avanzamento.

Definizione degli obiettivi (Goals) 

I Goals identificano il risultato che uno o più team di progetto stanno cercando di raggiungere. 

Per configurazioni semplici, un progetto potrebbe essere associato a un obiettivo ma, man mano che le organizzazioni crescono, i team potrebbero avere obiettivi locali e contribuire allo stesso tempo a obiettivi dipartimentali o aziendali più ampi. 

Possono essere creati anche dei sub-goals, il cui funzionamento è uguale agli obiettivi principali e che sono visibili solo se guardando la specifica pagina degli obiettivi. 

I goals sono pertanto gli elementi di livello superiore che possono richiedere il completamento di più flussi di lavoro, mentre i progetti sono i flussi di lavoro specifici che vengono completati e definiscono i criteri di successo dei goals.

Condividere e ricevere aggiornamenti 

Atlas è stato creato appositamente per consentire ai team di rimanere sincronizzati in maniera asincrona. 

Ci sono diverse modalità per ricevere gli aggiornamenti: 

• seguire i progetti di maggior interesse e ricevere gli aggiornamenti nel feed e nell'e-mail di riepilogo settimanale.
• Promemoria settimanale (ogni venerdì) e mensile per inserire eventuali aggiornamenti (per l'owner del progetto Atlas) 
  Entro venerdì, ogni settimana per i progetti e ogni mese per gli obiettivi, i proprietari scrivono un aggiornamento in formato "tweet" sullo  stato del loro lavoro. 
• Aggiornamenti ogni lunedì 
  Il lunedì, i follower ricevono un riepilogo personalizzato in Atlas, tramite e-mail, Slack o in Microsoft Teams. 

Conclusioni 

Atlas è uno strumento che non è stato progettato per sostituire Jira, Asana, Monday.com, Trello, Confluence, Notion, ma piuttosto per amplificare le funzionalità di questi strumenti, consentendo una comunicazione più efficace tra i team, grazie all’integrazione delle app che team di lavoro diversi utilizzano per pianificare, gestire e svolgere le attività quotidiane. 

Un tool che offre una valida risposta al problema di riunioni inefficaci o processi di comunicazione che spesso sono interrotti o non raggiungono tutti gli interlocutori in modo adeguato.